コンプライアンス、セキュリティ、費用対効果の高い管理 - ECM が課題に立ち向かう

弱気な経済の組み合わせ - 多くの企業が事業を維持するために業務を合理化する原因となっている - と規制要求の増加により、2009 年には多くの企業にとってビジネスが困難になった。
多くの場合、より少ないリソースで、これまで以上に懸命に働いています。
経済は最終的には改善しますが、規制環境はますます厳しくなり、ビジネスへの負担が大きくなっています。
限られた資源を賢く利用した者だけが生き残る。
政府、ビジネス、および経済における最近の予測不可能性にもかかわらず、変わらないことが 1 つあります。
それは、コンプライアンス、セキュリティ、およびコスト効率の高い管理が、多くのビジネスの焦点であり続けていることです。
エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) の上位 3 つの原動力として複数の業界で挙げられているこれらの要素は、これまで以上に密接に絡み合っています。
コスト効率は、リスクを軽減し、費用のかかる罰則を回避する統合された効率的なコンプライアンス管理プログラムを使用して、今日の訴訟経済でのみ可能です。
紙またはミクスト メディア環境では、これを達成することはほぼ不可能です。
コンプライアンスは、厳格な内部統制と、文書のセキュリティを管理し、情報へのアクセスとその使用方法を管理する監督部隊によってのみ達成できます。
過ちを犯しやすい人間だけに監督を委ねるということは、間違いが必ずあるということです。
ゼロトレランスが増加しています。
違反に対する罰則は、財政的に壊滅的なものになる可能性があります。
情報集約型のビジネスでセキュリティを管理できるのは、すべての情報をまとめて一元的かつ一貫して管理できるツールがある場合のみです。
従業員が完全に補充されたとしても、それは困難です。
紙ベースの環境では、それは不可能です。
ソリューション? ECM。
2010 年の ECM: より強力でアクセスしやすい ECM は、ビジネスをインテリジェントに、準拠して、自信を持って運営するために必要な制御と洞察を提供します。
今年は何が違うの?トップラインのソリューションは、よりアクセスしやすく、相互運用性があり、手頃な価格で直感的であるため、ドキュメントの保護、一貫した管理、コンプライアンスがこれまで以上に容易になります。
ECM は成熟したテクノロジーです。
キャプチャ、インデックス作成、処理、およびアーカイブ機能を強力な Web サービス (現在は統合の業界標準ですが、すべての企業が提供しているわけではありません) と組み合わせると、ビジネスは再定義された接続性から恩恵を受けます。
ECM は重要なビジネス情報のサイロを結び付け、ビジネスに関する包括的な洞察、効率的に機能するツール、コンプライアンスに必要な一貫性、規制の履行を証明するデジタル証跡を提供します。
ECM ツールのパレットはソリューションごとに異なるため、探しているものを知ることが重要です。
以下のヒントは、ビジネスに最適なソリューションを見つけるのに役立ちます。
1. 変化する規制の管理を支援する HIPAA、SOX、Gramm-Leach-Bliley、FERPA、情報公開法、またはその他の規制の義務によって支配されているかどうかに関係なく、コンプライアンスの管理には費用がかかります。
ECM を使用すると、情報を追跡し、情報管理のルールを実装し、それらのルールを修正して規制の変更を反映し、それらが確実に守られるようにすることができます。
暗黙のうちに、正しく、完全に、一貫してルールに従うことで、負担を取り除き、コストを合理化します。
探してください: ...承認された IT スタッフが 24 時間 365 日リモートでシステムを管理できるようにし、承認された人物が必要なときにいつでもどこでも情報要求にアクセス、表示、検索、処理、および管理できるようにする Web ベースのアーキテクチャ。
...さまざまな種類のドキュメント (人事契約書、請求書など) にアクセスして管理できるユーザーと、各ユーザーが実行できる機能 (インポート、インデックス作成、メール送信など) を制御できる構成可能な機能。
...一元的に構成、管理、およびサポートされるソフトウェア。
通常、モジュラー ソリューションには複数の構成が必要であり、サポートがより困難です。
中央構成により、時間と費用を大幅に節約できます。
...ビジネス プロセス管理 (BPM) またはワークフロー コンポーネント。
BPM を使用すると、定期的なプロセス (請求など) のルールと例外を設定することで内部ガバナンス ポリシーを規制し、人的エラーを排除して、問題なく従うことができます。
BPM は企業にとって最大の投資収益率をもたらす可能性があるため、BPM/ワークフロー コンポーネントなしで ECM を購入するのは近視眼的です。
規制は絶えず変化するため、選択したソリューションが簡単に変更できることを確認して、新しいルールをその場で実施できるようにしてください。
...デフォルトの保持スケジュール、バックアップ、監査証跡、データ移行、破棄スケジュールを設定できるライフサイクル管理機能。
ドキュメントのライフサイクル全体を通じてファイルを管理することは、コンプライアンスの重要な部分です。
...規制に応じて設定したルールの順守を証明する詳細な監査証跡。
電子証拠開示要求、オープン レコード、監査要求のいずれに対応する場合でも、電子証拠開示は、散在するファイルを手動で検索するよりもはるかに費用対効果が高くなります。
ECM をレガシー システム、基幹業務ソフトウェア、電子メール、およびその他のデジタル リポジトリと統合すると、徹底的な監査証跡が生成され、コンプライアンス違反のリスクが軽減され、スタッフの時間が大幅に節約されます。
ソリューションが必要な詳細を提供していることを確認してください。
2. ファイルのセキュリティを確保する 組織の階層、規則、役職、職務の変更に伴い、セキュリティ ルールを調整する必要があります。
一元管理された ECM により、IT 管理者はルールを簡単に修正できます。
1 か所で数回クリックするだけで、スイート内のすべての機能が新しいルールに従います。
完璧な記憶、リマインダー、ログオン、パスワードに頼る必要はもうありません。
ECM は、適切な人々がアクセスできるようにし、何をすべきかを理解し、作業を処理できるようにします。
組織の指示に従います - 毎回。
探してください: ...ドキュメントの種類と特定のドキュメント セクションを、ユーザーのグループ (HR マネージャーなど) およびジョブ ロール (ディレクターや部門マネージャーなど) ごとにロックダウンする機能。
...誰がドキュメントを取得、表示、編集、注釈、署名、電子メール、移動、または削除できるかを決定できる、構成可能なパーミッションベースの機能権限。
ワークフローを開始します。
など ...アーカイブされた情報の正確性、品質、完全性を確保するための、一元化された改ざん防止リポジトリ。
...ファイルのバックアップを電子的に作成し、ビジネス上の大惨事が発生した場合に情報の迅速な回復を可能にする機能。
3. コンプライアンス (および運用) のコスト効率を高める 紙ベースまたはミクスト メディア環境では、コンプライアンスの要求により限られた人的資源と財源が失われます。
承認階層に従ってプロセスを管理し、複数のシステムで重複する情報 (顧客の連絡先データなど) を更新し、ドキュメントを正しくファイリングして後で確実に見つけられるようにするには、貴重な時間が必要です。
複数のソフトウェア システムにログインしたり、あるシステムから別のシステムにデータを再入力したり、重複または競合する顧客レコードを調べたり、インデックスが不十分なドキュメントや欠落しているドキュメントを検索したりすると、フラストレーションが増します。
要求に対応する準備が整っていないだけでも十分にコストがかかります。
間違いを犯したり、締め切りに間に合わなかったり、必要なときに情報を見つけられなかったりすると、経済的に壊滅的な打撃を受ける可能性があります。
ECM を使用すると、面倒な検索を排除し、プロセスを迅速化し、重複ファイルやタスクの発生を排除し、アクセスと処理のルールが確実に守られるようにすることで、コスト効率よく命令に対応できます。
次のようなソリューションを探してください。
...さまざまなニーズと検索方法を持つスタッフが必要なものを見つけられるように、ドキュメントを徹底的にインデックス化します。
...業界標準の Web サービスと完全に統合します。
選択したスイートの機能が Web サービスで完全に保証されていることを確認して、ユーザーの使い慣れたビジネス ソフトウェア内でその機能を最大限に活用できるようにします。
これにより、学習曲線とトレーニングのコストが削減されます。
また、Web サービス呼び出しに対するベンダーの料金も調べてください。
データ要求ごとに料金を支払わなければならない場合は、驚くほど早く加算されます。
...ドキュメントの作成とキャプチャから、インデックス作成、ビジネス プロセスの自動化、ドキュメントのアーカイブ、保持、破棄まで、ドキュメント ライフサイクルのすべてのフェーズに対応します。
...必要な情報をお届けします。
エンタープライズ検索、全文検索、キーワード検索など、さまざまな検索機能を探してください。
情報を求められた場合、ECM システムは要求した情報を提供しないため、手動で電子ファイルをスクロールするスタッフのリソースを消費する余裕はありません。
完全なインデックス作成と強力な検索を備えた構成可能な ECM は、数秒で要求に応答する必要があります。
4. スタッフに受け入れられる 明確なビジョン、確固たる計画、トップラインの ECM は、ソリューションが IT スタッフとエンド ユーザーに完全に受け入れられない限り、ビジネス上の課題を解決しません。
ビジネス ニーズを評価する際は、それらを参照してください。
階層内のどこにいても、彼らの日々の課題を理解してください。
ECM を開始する前に、現在のプロセスを合理化および改善します。
IT とエンド ユーザーの両方がこれまで以上に多くの責任に直面しているため、ソリューションは彼らの毎日の生活を楽にする必要があります。
探してください: ...ドロップダウン メニュー、オンライン ヘルプ、およびエンド ユーザーをガイドするユーザー フレンドリーなドキュメントを備えた柔軟なユーザー インターフェイス。
...従業員の個々の仕事の好みを尊重し、生産性を最大化するための、調整可能で可動な窓と作業スペース。
...スキャンを開始したり、電子メールを送信したり、プロセスを開始したりするために各機能にログインおよびログアウトする必要はありません。
既存の ECM 製品への非効率的なアクセスで貴重なスタッフ リソースを無駄にしないでください。
効率を促進するために! ...一元的に構成、管理、およびサポートされる機能の完全なスイート。
これにより、IT 管理が大幅に軽減され、変更を加えるために各アプリケーションにログインおよびログアウトする必要がなくなります。
ECM を購入する際の考慮事項 品質とコスト 最先端のソリューションを選択することは、今日ほど手頃な価格ではありませんでしたが、価格を唯一の基準にするという間違いを犯さないでください。
経済が回復し、組織が成長するにつれて、品質を犠牲にしたり、ニーズに合わないソリューションを選択したりすると、数年後に別のベンダーで ECM を再度実装することになるかもしれません。
今日選択したソリューションは、10 年以上にわたって役立つはずです。
SaaS vs. ライセンス vs. 代替価格 ホステッド サービスは、資金繰りに困っている場合に魅力的な資金調達の機会を提供しますが、特に SaaS プロバイダーのビジネスが失敗した場合、セキュリティとビジネス情報を制御できなくなる危険性があります。
対照的に、ライセンスは完全なデータの所有権を提供し、リスクを軽減しますが、一部の小規模企業が投資を行うのを妨げる初期費用が含まれます.一部のベンダーは、ビジネス上の利益を保護しながら飛躍をより実現可能にするサブスクリプション価格やその他の代替手段を提供しています。
オプションを調べてください。
目標は、コスト効率、セキュリティ、およびコンプライアンスを実現することです。
オプションを慎重に検討してください。
ベンダーは選択肢を提供し、ビジネスの健全性を犠牲にしない資金調達ソリューションを喜んで見つける必要があります。
2010: 将来に備えるリソースを合理化し、無駄を省き、費用対効果の高い運用、より優れたセキュリティ、および一貫したコンプライアンスのために情報を効率的に使用する方法を探しているなら、今こそECM。
規制列車は速度を上げています。
届いたら準備しておきましょう。
賢明に選択してください。
ローレル・サンダースは、2004 年 8 月にマーケティング ディレクターとして OIT に入社し、2008 年 1 月に PR およびコミュニケーション ディレクターに任命されました。
ローレルによるビジネス記事は、imageSource、Office World News、Today、および ECM Connection で定期的に取り上げられています。
記事のソース: https://EzineArticles.com/expert/Laurel_Sanders/354448

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